Nordjyllands Beredskabs Privatlivspolitik

Behandling af personoplysninger om kunder, samarbejdspartnere mv.

Revideret den 1. juni 2024

1. Indledning

Som et led i Nordjyllands Beredskabs daglige drift indhenter og opbevarer Nordjyllands Beredskab en række personoplysninger om kunder, samarbejdspartnere, leverandører mv. Dette sker både i forbindelse med, at Nordjyllands Beredskab sælger og leverer ydelser til kunden og i forbindelse med indkøb af varer eller ydelser til virksomheden.

Nordjyllands Beredskab er meget opmærksom på at behandle alle personoplysninger på en fortrolig og sikker måde. I denne politik kan du læse nærmere om retningslinjerne for, hvordan vi behandler de personoplysninger, vi indsamler, når du retter henvendelse til os eller indgår aftaler med os. 

Vores behandling af dine personoplysninger lever op de til enhver tid gældende krav, herunder sikkerhedskrav, der følger af persondatalovgivningen.

I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes Nordjyllands Beredskab som dataansvarlig for de personoplysninger, du afgiver til os. Nedenfor finder du alle nødvendige kontaktoplysninger:

Nordjyllands Beredskab
Thomas Boss Gade 6
9000 Aalborg
CVR. nr. 37084166

Kontaktperson ved henvendelser vedrørende virksomhedens behandling af personoplysninger er stabschefen som kontaktes på dpo@nobr.dk  
Nordjyllands Beredskab har indgået aftale med Advokatfirmaet HjulmandKaptain, om databeskyttelsesrådgiverfunktionen (DPO)
Databeskyttelsesrådgiver kontaktes på e-mail: dpo@nobr.dk

2. Behandling af personoplysninger

Nordjyllands Beredskab anvender cookies på vores hjemmeside for at få oplysninger om din adfærd på og brugen af hjemmesiden. Det er nærmere beskrevet i vores cookiepolitik, hvilke oplysninger vi indhenter ved brug af cookies, og hvordan vi håndterer disse oplysninger. Du kan altid finde vores cookiepolitik frit tilgængeligt på vores hjemmeside ved at klikke på detaljer.

Når du henvender dig til os, behandler vi de personoplysninger, der fremgår af din henvendelse. Vi opfordrer derfor til, at du ikke afgiver flere personoplysninger end det, der er nødvendigt for, at vi kan behandle din henvendelse.
For at kunne indgå en aftale med dig, er det nødvendigt at behandle din kontaktoplysninger, herunder navn, adresse, mailadresse, telefonnummer, samt leveringsadresse.
Der registreres aldrig følsomme personoplysninger om kunder i form af oplysninger om race, religion, politisk overbevisning, fagforeningsmæssige forhold, helbredsoplysninger mv. 
Hvis kunden er en virksomhed, vil vi alene behandle personoplysninger - i form af vedkommendes navn og direkte mail/telefonnummer - om den kontaktperson, der er tilknyttet virksomheden.
Vi indhenter ovennævnte oplysninger direkte fra dig i forbindelse med, at der indgås en aftale. Hvis du tidligere har været kunde hos os, og du bestiller en ny ydelse, bruger vi dog de oplysninger, der allerede er registreret om dig, hvis de ikke er slettet. Det tjekkes dog altid, om oplysningerne fortsat er korrekte.
Ovennævnte personoplysninger behandles med det formål at kunne administrere og fakturere den indgåede aftale, for at kunne dokumentere arbejdets udførelse og for at kunne håndtere den garantiforpligtelse, Nordjyllands Beredskab har i henhold til de vilkår, der aftales med den enkelte kunde. 

Telefonopkald til Vagtcentralen

Alle telefonopkald til vagtcentralen bliver optaget og gemt, jævnfør Datatilsynets regler.
Så snart samtalen viderestilles til et lokalt nummer eller mobilnummer bliver samtalen ikke længere optaget.
Samtalen slettes automatisk efter 30 dage.

Live videooptagelser fra skadested

Vagtcentralen kan vurdere at livevideo er anvendelig i forhold til at træffe de bedste beslutninger omkring en indsats. Efter aftale med anmelder sendes SMS til anmelders mobiltelefon og anmelder kan trykke på fremsendte link og acceptere vilkårene. Når forbindelsen slukkes, har Nordjyllands Beredskab ikke adgang til anmelders mobilkamera.
Alle optagelser gemmes hos Nordjyllands Beredskabs databehandler Incendium og slettes automatisk efter 30 dage. Systemet styres kontrolleret ift. hvilke medarbejder hos Nordjyllands Beredskab der har adgang dertil, således kun medarbejdere der har et arbejdsbehov herfor har adgang til oplysningerne.

Beredskabspersonale fra Falck

Deltidsansatte brandmænd fra Falck ansat ved de nordjyske brandstationer registreres i ODIN, som er redningsberedskabets Online Dataregistrerings- og Indberetnings system som er udviklet og drives af Beredskabsstyrelsen (staten).
Systemet understøtter kommunernes varetagelse af opgaver i forhold til det kommunale redningsberedskab. Ved ophør af ansættelsesforhold gøres personen inaktiv men forbliver i systemet i 60 år af hensyn til statistik mv.
Samme brandmænd kan frivilligt deltage i spørgeskemaundersøgelse som håndteres via Microsoft Forms. For at deltage i undersøgelsen samtykker respondenten til brug af deres data til undersøgelsen.
Nordjyllands Beredskab behandler personoplysningerne fortroligt og i overensstemmelse med de gældende databeskyttelsesregler.

Kursister

I forhold til kursusaktivitet registrerer og behandler Nordjyllands Beredskab personoplysninger i form af navn, cpr. nummer, mail/telefonnummer på den tilmeldte kursist, for at kunne oprette kursisten på holdet, udfærdige kursusbeviser o.l.
Disse oplysninger gemmes kun et sikret sted på computer med begrænset adgang og i et netværk med sikret adgang og firewalls. Der er oprettet automatisk slettefrist på 6 år fra kursets slutdato i forhold til alle kursustyper, som således matcher de på områdets gældende regler ift. opbevaring.
Alle som tilmelder sig et kursus elektronisk via hjemmeside skal acceptere at Nordjyllands Beredskab behandler dennes personoplysninger for at kunne oprette kursisten på hold m.m. Dette sker inden kursisten får mulighed for at tilmelde sig et kursus.
Kursister som tilmeldes via telefon eller af andre modtager ved kursusstart vores ”Privatlivspolitik for kunder og samarbejdspartnere”, hvori kursisten gøres bekendt med hvorledes Nordjyllands Beredskab håndterer persondata.

Vedr. kursister som deltager på et førstehjælpskursus

Deltager du som kursist i et førstehjælpskursus registreres dit navn, cpr-nummer og mailadresse i Dansk Førstehjælpsråds bevissystem, for efter endt kursus at kunne printe et bevis.
Kursisten kan enten selv indtaste sine oplysninger i Dansk Førstehjælpsråds bevissystem eller få Nordjyllands Beredskab til at indtaste dem. Nordjyllands Beredskab sletter oplysningerne efter indtastning, og har efterfølgende ikke adgang til dem. Hvis kursisten selv indtaster oplysningerne, har Nordjyllands Beredskabs ikke adgang til dem
Første gang kursisten logger sin ind i bevissystemet præsenteres man for reglerne for behandling af persondata og kursisten kan herefter selv vælge om man accepterer disse. Dansk Førstehjælpsråd er dataansvarlig for oplysninger i bevissystemet.
Kursusbeviset er gyldigt i 24 måneder – opdaterer kursisten sit kursusbevis forlænges tidsfristen.
Når tidsfristen for udløb nærmer sig modtager kursisten en mail, som gør opmærksom på at kursusbeviset udløbet og slettes i systemet.
Alt data på kursisten slettes efter 36 måneder, fra den dato man først loggede sig på – hvis kursisten ikke aktivt deltager i vedligehold kurser.

Vedr. kursister som deltager på et GWO-kursus

Deltager du som kursist på et GWO-kursus registreres dine personoplysninger i kursussystemet WINDA som drives af Global Wind Organisation.
Global Wind Organisation er dataansvarlige og de sletter og opbevarer selv de oplyste perondata.
Kursisten opretter egen profil i WINDA med personoplysninger som navn, adresse, E-mail og telefonnummer. Kursisten accepterer ved oprettelsen de til systemets gældende GDPR-regler.
Kursisten modtager fra systemet et personligt WINDA-nummer – dette nummer overdrages ved kursusstart til instruktør ved Nordjyllands Beredskab således denne kan registrere kursisten på rette hold. Hermed bliver Nordjyllands Beredskab databehandler på WINDA’s vegne – der holdes løbende audit på denne funktion. Nordjyllands Beredskab har kun rettigheder til at kunne oprette kursister i systemet.
Der er herudover krav om opbevaring af kursistens sundheds- og helbredsoplysninger i 36 måneder.
Nordjyllands Beredskab scanner og journaliserer oplysninger om kursistens sundheds- og helbredsoplysninger ind i et sikret ESDH-system hvor der er sat rettighedsstyring på. Kassation sker efter gældende regler for området og er i ESDH systemet sat op til at blive slettet efter 36 måneder.

Håndtering af skadelister

Nordjyllands Beredskab har tilknyttet frivillige som har indgået kontrakt med Nordjyllands Beredskab og således underlagt tavshedspligt m.m.

Frivillige med opdaterede førstehjælpskompetencer kan varetage funktionen som førstehjælper på de arrangementer som Nordjyllands Beredskab har givet tilbud på. I forbindelse med arrangementet kan der ske tilskadekomst af borgere. Ud fra hændelse kan der udarbejdes liste ift. tilskadekomsten. Disse lister journaliseres efterfølgende af Nordjylland Beredskabs ESDH-system, hvor dokumenterne slettes automatisk jf. reglerne vedr. forældelseskrav og kan ved aktindsigt udleveres ifm. evt. skadessag til den tilskadekomne borger.

Erhvervspraktikanter folkeskolen

Nordjyllands Beredskab modtager ofte ansøgninger fra folkeskoleelever om mulighed for praktikaftale hos den operative afdeling ved Nordjyllands Beredskab. Folkeskolen udarbejder skema med elevens kontaktoplysninger som opbevares sikkert og forsvarligt i afdelingen under praktikopholdet. Når praktikforløbet er slut, makuleres dokumentet.

Miljøregninger

Nordjyllands Beredskab videregiver oplysninger om skadevolder til en af vores ejerkommuner samt Vejdirektoratet ved miljøuheld på statsveje. Nordjyllands Beredskab opbevarer persondata i form af navn, adresse samt registreringsnummer når der i forbindelse med miljøuheld på vejene i samarbejde med kommunen/Vejdirektoratet udfærdiges regning til miljøsynderen.

Samme persondata opbevares også, når Nordjyllands Beredskab fakturerer direkte til skadevolder.
Nordjyllands Beredskab har vurderet at når der i situationen er et behov for at tage et billede af bilens registreringsnummer gøres dette udelukkende til arbejdsøjemed. Billedet tages med holdlederens mobiltelefon. Billedet overføres efterfølgende til udrykningsrapporten (ODIN), som er et lukket system med begrænset brugeradgang og slettes fra mobiltelefonen.
Data i fakturabilag gemmes på et share med begrænset adgang i fem år jf. bogføringsloven. Udelukkende staben ved Nordjyllands Beredskab har adgang til dette share.

TV-overvågning

Nordjyllands Beredskab har af sikkerhedsmæssige og kriminalitets-forbyggende hensyn TV-overvågning. TV-overvågning er skiltet, så alle ansatte og besøgende er bekendt med overvågningen.

TV-overvågningen er aktivt døgnets 24 timer. Nordjyllands Beredskab har foretaget sikkerhedsmæssige foranstaltninger, så optagelserne er beskyttet mod uautoriseret adgang. Optagelserne lagres kun på centrale servere, hvortil der kræves adgangskode, og som den enkelte institution som udgangspunkt ikke har adgang til. Optagelser slettes efter 30 dage.
Er der behov for gennemgang af optagelser, skal dette rekvireres pr. mail med begrundelse herfor. Som udgangspunkt skal der være tale om ulovlig/kriminel handling, for at der gives gennemgang.
Optagelserne vil kun blive set af Nordjyllands Beredskabs ledelse ved konkret mistanke om ulovlig indtrængen, tyveri eller anden strafbar handling. Optagelser, som ikke danner konkret mistanke om strafbare forhold, slettes automatisk efter 30 dage.
Ved konstatering af en strafbar handling kan dette anmeldes til politiet og optagelserne videregives hertil for nærmere efterforskning. Herefter sletter Nordjyllands Beredskab optagelserne.

GPS-tracker

Nordjyllands Beredskab håndterer for Frederikshavn Kommune deres interne flådestyringssystem via FleetComplete.dk. Kommunens ansatte skal oprettes i bookingsystemet for efterfølgende selv at kunne booke en bil. For at blive oprettet udleverer den ansatte oplysninger om mail, fornavn, efternavn, telefonnummer og afdeling. Disse informationer behandles af fast kontaktperson ved Nordjyllands Beredskab, som opretter den enkelte bruger med et brugernavn.
I bilerne sidder en tracker, som registrerer den enkeltes kørsel. Denne registrering bruges ifm. udstedelse af regning for kørslen, men kan også, efter anmodning fra ledere i Frederikshavn Kommune udarbejde og levere data af specifikke kørsler. Disse anmodninger kommer altid fra afdelingsleder fra Frederikshavn Kommunes Center for Ejendomme, Park og Veje, som er kommunens ansvarlige for dette område.

Opbevaringsperiode

Nordjyllands Beredskab opbevarer kun personoplysninger, så længe dette er nødvendigt og til opfyldelse af de formål, hvortil de er indsamlet.
Kunder, samarbejdspartnere og leverandørers personoplysninger opbevares så længe, at der fortsat består et kundeforhold/samarbejde.
Efter afslutningen af kundeforholdet eller samarbejdet opbevares personoplysningerne så længe, det er nødvendigt for at kunne dokumentere aftalen og korrespondancen i sagen af hensyn til opfyldelse af den garantiforpligtelse, Nordjyllands Beredskab har.
Al bogføringsmaterialet opbevares desuden altid i 5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor bogføringen er sket, af hensyn til overholdelse af bogføringsloven.

3. Videregivelse af personoplysninger

Nordjyllands Beredskab videregiver ikke dine personoplysninger medmindre vi er pålagt dette ved lov. Nordjyllands Beredskab kan videregive dine personoplysninger til Nordjyllands Beredskabs revisorer og advokater ved brug af revisionsmæssig eller juridisk bistand til løsning af konkrete opgaver eller tvister, hvor de pågældende personoplysninger er relevante at inddrage.
Derudover videregiver Nordjyllands Beredskab ikke personoplysninger om kunder, samarbejdspartnere og leverandører.

4. Sikkerhedsforanstaltninger

Nordjyllands Beredskab behandler alle personoplysninger fortroligt, og Nordjyllands Beredskab har foretaget en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med det formål at beskytte personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, fortabelse eller forringelse, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.

Vi gemmer dine personlige oplysninger på computere med begrænset adgang, som er placeret i kontrollerede faciliteter, og vores sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende. Derudover tager vi jævnligt backup af alle vores elektroniske data, og vi har beskyttet os ved at have installeret blandt andet antivirus software og firewalls.

5. Registreredes rettigheder

Ovenfor er det beskrevet, hvilke personoplysninger Nordjyllands Beredskab behandler om kunder, samarbejdspartnere mv., idet vi er forpligtede til at oplyse dig herom.
Hvis det er din opfattelse, at vi behandler urigtige eller vildledende oplysninger om dig, har du ret til at anmode om at få rettet oplysningerne. Ved modtagelse af en sådan anmodning, tager vi stilling til, om oplysningerne skal rettes.
Nordjyllands Beredskab er i nogle tilfælde forpligtede til at slette dine personoplysninger. Dette gælder eksempelvis, hvis vi ikke længere har et formål med at behandle personoplysningerne, eller hvis du tilbagekalder et samtykke, og vi ikke har et andet grundlag for at behandle dine personoplysninger. Hvis du ønsker at anmode os om at slette dine personoplysninger eller tilbagekalde et samtykke overfor os, skal du derfor blot kontakte os.
Du har også altid ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis vi modtager en sådan indsigelse, vil vi vurdere, om vi skal begrænse behandlingen af personoplysningerne, imens vi vurderer indsigelsen. Derudover har du i nogle tilfælde ret til at få udleveret sine personoplysninger på et elektronisk læsbart medie (dataportabilitet).
Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder, skal du sende en anmodning herom til os. Se kontaktoplysninger på vores hjemmeside.
Ud over dette har du også mulighed for at klage til Datatilsynet over behandlingen af dine personoplysninger.